DOI: 10.7256/2454-0714.2016.4.21577

Аннотация: В данной статье рассматриваются вопросы повышения эффективности деятельности организации за счет совершенствования делопроизводства. Исследуется влияние состояния делопроизводства на эффективность управления процессами деятельности и организацией в целом. Авторами доказано, что для повышения качества управления необходимо поддерживать сферу делопроизводства в актуальном состоянии посредством целенаправленного анализа делопроизводства и процессов деятельности, как источников информации для документов. Для решения указанной задачи предложено использовать автоматизированную информационную систему, использующую методы инженерии знаний. Основным методом исследования в рамках данной работы является теоретический анализ процессов деятельности, реализуемых в рамках функционирования организации, а также состава, содержания, маршрутов движения документов, сопровождающих реализацию процессов Научная новизна работы состоит в: 1) исследовании влияния состояния делопроизводства на эффективность деятельности организации; 2) обосновании целесообразности применения инженерии знаний в процессе анализа состояния делопроизводства организации. Данные положения могут быть использованы в процессе разработки новой и совершенствовании существующей системы анализа состояния делопроизводства.

DOI: 10.7256/2454-0714.2015.3.17354

Аннотация: Предметом исследования статьи является актуальная задача анализа и оценки состояния документооборота организации. В работе обоснована необходимость комплексного анализа системы документационного обеспечения управления (системы ДОУ) организации, сформулированы основные цели исследования. Для анализа документооборота предложено использовать автоматизированную информационную систему (АИС), применение которой позволит накапливать знания о текущей ситуации в сфере ДОУ, анализировать состояние документооборота, оперируя показателями эффективности «от документов» и «от процессов», учитывать взаимосвязь показателей ДОУ и параметров эффективности бизнес-процессов и деятельности организации, выявлять нарушения в работе с документами, получать рекомендаций по устранению зафиксированных недочетов. В ходе решения поставленной задачи использовались методы математического моделирования, теории графов, теории вероятностей, объектно-ориентированного программирования. В результате исследования разработана многоуровневая модель представления знаний о состоянии документооборота и бизнес-процессов организации, выделены основные компоненты АИС, описана их роль в процессе функционирования системы, подробно рассмотрен алгоритм взаимодействия конечного пользователя с АИС. Применение разработанной системы позволит оптимизировать состояние документооборота, повысить эффективность реализации бизнес-процессов и функционирования организации в целом.

DOI: 10.7256/2454-0714.2014.1.11398

Аннотация: Статья посвящена решению задачи анализа состояния документооборота организации. Постоянное совершенствование производственного процесса приводит к интенсивному изменению состава, количества создаваемых документов, маршрутов их движения и требует непрерывной работы по исследованию документопотоков. На настоящий момент не существует единого, универсального метода анализа документопотоков, а всесторонний анализ документооборота весьма трудоемок и требует значительных усилий по сбору, систематизации и анализу полученных данных. Поэтому авторами сделан вывод о необходимости автоматизации процесса анализа и накопления информации. Слабость непосредственной связи между параметрами оценки документооборота и бизнес- процессов организации делает целесообразным использование методов инженерии знаний. В работе рассматривается многоуровневая модель представления знаний, включающая семантическую сеть понятий, сеть утверждений, семантическую сеть бизнес-процессов, сеть прогнозирования. Поскольку все характеристики документопотоков и процессов имеют вероятностный характер, для адаптации системы к особенностям текущей ситуации предлагается использовать метод Байеса. Предлагаемая система позволит исследовать реальное состояние документооборота в анализируемый промежуток времени и даст возможность прогнозировать не только «узкие места» в движении документов, но и показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей состояния документопотоков. В итоге применение АИС позволит вывести на качественно новый уровень не только процесс анализа документооборота, но и функционирование организации в целом.